업무를 자동화하면 생산성이 크게 향상된다. 하지만 많은 사람이 "코딩을 알아야 자동화를 할 수 있다"고 생각한다.
다행히도, Zapier, Make(구 Integromat) 같은 AI 기반 자동화 툴을 활용하면 코딩 없이도 다양한 업무를 자동화할 수 있다.
이번 글에서는 이런 도구들을 활용해 업무를 최적화하는 방법을 소개한다.
1. AI 자동화 툴 소개 및 기본 개념
Zapier란?
Zapier는 서로 다른 웹 애플리케이션을 연결하여 작업을 자동화할 수 있는 플랫폼이다. 예를 들어, Gmail에서 특정 키워드가 포함된 이메일을 받으면 자동으로 Google 스프레드시트에 저장하는 작업을 설정할 수 있다.
Zapier 주요 기능
- 6,000개 이상의 앱을 연결 가능
- 트리거(trigger)와 액션(action) 개념을 활용한 간단한 자동화
- 무료 플랜에서도 기본적인 자동화 가능
예제 자동화
"Gmail에서 '회의 일정'이 포함된 이메일을 받으면 Google 캘린더에 일정 자동 등록하기"
Make(구 Integromat)란?
Make는 Zapier와 비슷한 기능을 제공하지만, 보다 정교한 자동화 설정이 가능하다. 여러 개의 조건을 추가하거나 복잡한 데이터 흐름을 만들고 싶다면 Make가 적합하다.
Make 주요 기능
- 시각적인 워크플로우 설계 기능 제공
- API 요청 및 데이터 변환 기능 포함
- 무료 플랜에서도 비교적 많은 작업 가능
예제 자동화
"Google 폼에서 고객 문의가 접수되면 Slack 채널에 알림 보내고, Notion에 자동 저장하기"
2. 실전 활용 사례 – 코딩 없이 업무 자동화하기
이메일 자동 분류 및 정리하기
Gmail과 Google 스프레드시트를 활용하면 중요한 이메일을 자동으로 정리할 수 있다.
설정 방법 (Zapier 사용)
1) Zapier에서 Gmail과 Google 스프레드시트를 연결한다.
2) "새 이메일이 도착하면"을 트리거로 설정한다.
3) "이메일 제목과 본문을 Google 스프레드시트에 추가"를 액션으로 설정한다.
4) 저장 후 실행하면 자동으로 이메일 내용이 정리된다.
활용 예시
- 고객 문의 이메일을 자동으로 분류하여 공유하기
- 영수증 이메일을 자동으로 회계팀 스프레드시트에 추가하기
소셜 미디어 콘텐츠 자동 업로드하기
SNS 관리는 시간이 많이 걸리지만, AI 자동화 툴을 사용하면 훨씬 효율적으로 운영할 수 있다.
설정 방법 (Make 사용)
1) Google 스프레드시트에서 "게시할 콘텐츠 목록"을 만든다.
2) Make에서 Google 스프레드시트와 Instagram/Twitter를 연결한다.
3) "새로운 행이 추가되면 해당 내용을 SNS에 자동 업로드"하도록 설정한다.
활용 예시
- 블로그 글이 업데이트되면 자동으로 SNS에 공유하기
- 정해진 시간에 맞춰 미리 작성한 콘텐츠 자동 게시하기
고객 지원 자동화하기
고객 문의가 많을 경우, AI 챗봇과 자동화 시스템을 활용하면 대응 시간을 단축할 수 있다.
설정 방법 (Zapier + ChatGPT API 활용)
1) Zapier에서 고객 문의 접수 폼(Google 폼 또는 Typeform)을 설정한다.
2) 문의가 접수되면 ChatGPT API를 통해 자동 응답을 생성한다.
3) 이메일 또는 Slack을 통해 고객에게 자동 응답을 전송한다.
활용 예시
- 자주 묻는 질문(FAQ)에 대한 자동 응답 시스템 구축
- 긴급 문의를 특정 담당자에게 자동 배정
3. AI 자동화 도구 활용 팁
1) 효과적인 자동화 트리거 설정하기
자동화를 만들 때 트리거(trigger)를 잘 설정하는 것이 중요하다.
트리거를 너무 자주 실행하면 불필요한 작업이 많아지고, 너무 느슨하면 놓치는 데이터가 발생할 수 있다.
추천 트리거 설정 방법
- 이메일: 특정 키워드 포함 시 실행
- 일정: 하루 1회 또는 특정 요일에 실행
- 데이터 입력: 새로운 데이터가 추가될 때 실행
2) 데이터 연동 시 오류 방지하기
Zapier나 Make를 사용할 때 데이터가 올바르게 연동되지 않는 경우가 있다.
이를 방지하려면 사전에 데이터 형식을 맞추고 테스트를 진행하는 것이 좋다.
오류 방지 팁
- Google 스프레드시트에서 필수 입력값 설정하기
- 자동화 실행 전에 샘플 데이터를 활용해 테스트하기
- 로그를 확인하고 예외 처리를 추가하기
3) 무료 플랜과 유료 플랜 비교하기
Zapier와 Make 모두 무료 플랜이 있지만, 작업량이 많아지면 유료 플랜을 고려해야 한다.
| 기능 | Zapier 무료 플랜 | Make 무료 플랜 |
| 사용 가능한 자동화 개수 | 5개 | 제한 없음 |
| 실행 가능 작업 수 | 월 100개 | 월 1,000개 |
| 실행 주기 | 15분마다 실행 | 실시간 실행 가능 |
작업량이 많다면 Make의 무료 플랜이 더 유리할 수 있으며, Zapier는 간단한 자동화에 적합하다.
마무리
코딩을 몰라도 Zapier, Make 같은 AI 자동화 도구를 활용하면 다양한 업무를 자동화할 수 있다. 이메일 정리, SNS 관리, 고객 응대 등 반복적인 업무를 자동화하면 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있다.
이제 AI 자동화를 활용하여 더 스마트하게 업무를 최적화해보자!